Nel mondo altamente competitivo della produzione e dell’industria, la scelta del giusto software gestionale ERP è cruciale per il successo aziendale.
Abbiamo avuto il privilegio di intervistare un esperto di software selection con un’esperienza ultradecennale in questo settore: attraverso le risposte ai quesiti che gli abbiamo posto, percorreremo insieme le sfide, i vantaggi e le best practices alla base di una corretta software selection per l’ERP e faremo luce su come questa decisione possa plasmare il futuro dell’azienda, con particolare riferimento alle esigenze delle imprese manifatturiere.
1. Qual è il ciclo di vita medio di un gestionale ERP?
Iniziamo con una panoramica dei numeri significativi riguardo all’adozione di un gestionale ERP.
In media, le aziende cambiano il proprio ogni 14 anni.
Un cambiamento troppo frequente può indicare che l’ERP attuale non soddisfa le esigenze aziendali.
Nel caso in cui l’attuale ERP non soddisfi più le necessità dell’impresa, ci sono due modi per affrontare la situazione: integrare il software esistente o costruirne uno su misura.
Dopo 6 anni, mediamente, un’azienda fa una major release, ovvero un cambio tecnologico importante che comporta una ristrutturazione delle tecnologie alla base dell’ERP in uso e, conseguentemente, alcune modifiche di approccio all’ERP per l’impresa.
A livello di coinvolgimento delle figure professionali interne all’impresa, mediamente gli IT manager si trovano di fronte ad una nuova software selection ogni 3-4 anni, per ragioni legate a cambiamenti lavorativi nel corso della loro carriera, mentre un consulente specializzato gestisce ben 10 cambi all’anno.
Questi dati sottolineano quanto sia cruciale l’ERP per le operazioni aziendali, fanno riflettere sul ciclo di vita degli ERP nelle imprese e su quanto sia fondamentale sceglierli saggiamente.
2. Numeri alla mano, cosa accade tipicamente nelle aziende quando decidono di cambiare ERP?
I dati riguardanti le software selection condotte dalla maggioranza delle imprese sono sorprendenti:
- Il 98% dei progetti ERP non rispetta tempi e costi previsti, anche se alla fine raggiunge i risultati attesi
- L’80% supera di oltre il 10% i tempi e i costi previsti
- Il 46% raddoppia i tempi e i costi, non solo al momento del GoLive, ma durante il funzionamento effettivo e la produzione dei risultati attesi
- Il 27% affronta problemi seri durante la fase di GoLive a causa della mancanza di follow-up nella fase di test da parte dei collaboratori aziendali coinvolti
- Infine, il 6% abbandona completamente il progetto prima del GoLive o pochi mesi dopo
Questi dati mettono in luce le sfide reali che le aziende affrontano durante l’implementazione di un nuovo software gestionale ERP.
3. Qual è la checklist per una Software Selection efficace?
Spesso le aziende decidono di avviare una selezione per un nuovo gestionale sulla base delle carenze dell’ERP in uso, ma sono sprovviste di competenze e conoscenze interne per gestire la complessità di questo processo.
Senza una figura esperta, in grado di condurre questa delicata fase, il rischio di errori è alto: recenti statistiche indicano come nel 2020 il tasso di soddisfazione nei confronti dell’ERP scelto superasse di poco il 45%.
Una checklist ben definita prima di avviare la software selection è essenziale.
Eppure, sorprendentemente, quasi il 90% delle PMI non redige un capitolato completo con tutte le funzioni desiderate dall’ERP, limitandosi a stilare una semplice lista di requisiti mancanti rispetto a ciò che l’azienda ha attualmente, ma non basta.
E’ quindi fondamentale seguire una procedura rigorosa che prevede:
- la definizione di un capitolato,
- la selezione del fornitore giusto,
- la misurazione costante dell’efficienza aziendale durante l’implementazione.
4. Gli Errori da Evitare nella Software Selection
Evitare gli errori comuni è cruciale. Per non incorrere in carenze critiche nel progetto, il classico “Chi fa cosa” dev’essere il punto di partenza: è fondamentale infatti predisporre fin da subito un piano delle responsabilità interne all’azienda e degli utenti coinvolti in ogni fase.
Definire ruoli e interventi della direzione e del responsabile IT sono passi critici per il successo del progetto.
Allo stesso modo, coinvolgere gli utenti, condurre test e fornire formazione sono passi fondamentali.
Assegnare chiaramente le responsabilità tra cliente e fornitore è altrettanto importante.
Sottovalutare la complessità del progetto e non effettuare analisi dei rischi possono portare al fallimento del progetto: ricordate, l’ERP cambia non solo il software, ma anche l’organizzazione e i processi aziendali.
5. Come si arriva alla scelta del fornitore del software gestionale ERP?
Il consulente, valutate le proposte pervenute da una rosa di software house consultate in base alle referenze più attinenti al settore ed alla tipologia di impresa che affronta la selezione, all’aderenza al progetto dell’ERP sviluppato ed alla capacità di garantire i risultati richiesti da capitolato, effettua una selezione riducendo il campo dei fornitori a una rosa di tre finalisti validi.
A questo punto, verranno redatti altrettanti accordi scritti con ciascuno di loro, che permettano di valutare se le proposte siano realistiche ed eseguibili, evitando promesse irrealizzabili.
Infine, con l’avvallo della direzione e dei responsabili coinvolti nel processo decisionale, si perviene alla selezione del fornitore del gestionale ERP.
6. Quali sono le buone pratiche da rispettare nella fase di implementazione?
Una volta selezionato il fornitore, per dare avvio all’implementazione, è essenziale condurre una microanalisi post-vendita. Ciò significa verificare che tutte le conversioni, stampe, integrazioni e analisi dei rischi siano state affrontate in modo adeguato.
Questo passo non riguarda solo l’aspetto informatico, ma anche quello organizzativo.
È importante inoltre coinvolgere la direzione e pensare a meccanismi di premi e penalità per stimolare i dipendenti a raggiungere l’efficienza nel minor tempo possibile. Nelle aziende in cui questo viene adottato un approccio che premia i dipendenti più virtuosi, la probabilità di successo è maggiore.
7. Si può monitorare efficacemente il successo dell’implementazione?
Per valutare il progresso e l’efficacia dell’implementazione, è consigliabile strutturare 7 milestone di progetto, già definite in fase contrattuale.
Ogni milestone è uno sbarramento e ciascuno di questi eventi deve essere rispettato e superato per garantire il successo del progetto: si tratta di una sequenza strutturata di eventi per cui, solo se le prime 6 milestones sono state rispettate e superate, risulterà impossibile che il progetto sia deludente.
8. Quali sono i vantaggi e i costi dell’affidarsi a un esperto in software selection?
Spesso le aziende non hanno le competenze interne per affrontare la software selection in modo efficace, ed il consulente può agire come un temporary manager che apporta il proprio know-how.
Un consulente esperto può aiutare a definire il capitolato, selezionare i fornitori, stipulare contratti garantiti e monitorare le milestone del progetto, assicurando risultati condivisi tra clienti e fornitori.
Il costo di una software selection varia in base all’ampiezza del progetto e degli interlocutori coinvolti, ma è importante considerare il ritorno sull’investimento (ROI): una consulenza può avere un costo compreso tra 5.000 € e 30.000 €, ma è essenziale che questo investimento si ripaghi facendo risparmiare almeno 6 volte tanto rispetto all’investimento iniziale.
